Tutup Buku Tahunan (Start a New Year)

Akhir-akhir ini sering kali pengguna MYOB yang menanyakan tentang perpindahan tahun dan memulai tahun baru di file yang sudah pernah dibuat sebelumnya.

  1. Apakah saya harus membuat file baru lagi untuk tahun yang baru?
  2. Apakah saya harus membuat jurnal penutup?
  3. Bagaimana saldo akhir tahun lalu apakah harus diinput ulang?
  4. Kalau saya belum selesai mencatat transaksi di tahun lalu bagaimana?
  5. Apakah setelah saya menutup buku, masih bisa melihat transaksi data di tahun lalu?

Tutup buku tahunan di Indonesia pada umumnya dicatat setiap tanggal 31 Desember. Dalam praktek nyata walaupun tutup buku dicatat di tanggal akhir periode tahunan (biasanya tanggal 31 Desember) tetapi pelaksanaan tutup buku tidak bisa dilakukan tepat pada tanggal 31 Desember atau awal Januari tahun berikutnya.

  1. Anda tidak perlu membuat file baru untuk periode di tahun yang baru, data lama tinggal di teruskan saja
  2. Anda tidak perlu membuat jurnal penutup
  3. Saldo akhir tahun lalu otomatis dibawa ke periode tahun yang baru nantinya setelah proses tutup buku dilakukan
  4. Kalau belum selesai mencatat transaksi tahun yg akan ditutup, maka tunda dulu anda melakukan proses tutup buku tahunan (start new year). Kalau perlu anda menundanya sampai dengan adanya laporan keuangan yang dikeluarkan oleh Auditor anda. Sementara anda masih tetap bisa memasukkan transaksi di tahun yang baru (2009) tanpa harus melewati proses tutup buku (2008).
  5. Kita masih tetap bisa melihat transaksi di tahun lalu dengan cara membuka data copyan (backup) sebelum tutup buku dilakukan, atau kita bisa menentukan di pilihan start new year dengan tetap bisa menampilkan jurnal di periode yang ditutup.

Ada beberapa hal yang menyebabkan kita tidak bisa segera melakukan tutup buku tersebut dikarenakan laporan keuangan tersebut belum siap disajikan tepat di akhir periode karena ada beberapa unsur dari pihak ekstern yang menyatakan wajar atau tidaknya sebuah laporan tersebut. Pihak yang memberikan pernyataan tersebut umumnya adalah kantor akuntan publik setelah mereka melakukan proses audit terhadap laporan keuangan internal perusahaan. Sementara transaksi sehari-hari di periode tahun yang baru harus tetap diinput tanpa mengganggu periode tahun sebelumnya. Jadi selama laporan keuangan suatu tahun belum di audit dan dipastikan tidak ada lagi perubahan laporan keuangan maka belum saatnya Anda melakukan tutup buku tahunan (permanen). Selama periode tahun sebelumnya belum di tutup, Anda diperbolehkan dan dipersilahkan untuk memasukkan transaksi di tahun yang baru. MYOB memberikan tenggang waktu selama satu tahun kedepan untuk melakukan proses tutup buku tahunan.

Misalnya suatu perusahaan mencatat transaksi di periode 1 Januari 2007 hingga 31 Desember 2007. Seandainya kita berada di tahun 2008, setelah mencatat semua transaksi di tahun 2007, maka di tahun 2008 kita tetap bisa mencatat transaksi di periode tahun 2008 tanpa perlu menutup  periode tahun 2007 dulu, sambil menunggu proses audit selesai dilakukan.

Setelah laporan audit dikeluarkan, maka kita periksa kembali laporan keuangan internal perusahaan ala MYOB. Jika terjadi perbedaan saldo antara laporan keuangan internal dari MYOB dengan hasil laporan auditor, kita lakukan penyesuaian di periode tahun 2007. Supaya kita tetap bisa menampilkan laporan keuangan sebelum di audit dan laporan keuangan setelah diaudit, maka penyesuaian dari auditor tersebut kita catat dan dikelompokkan di periode tigabelas. Untuk mencatat periode tigabelas caranya cukup hanya menambahkan simbol bintang/string (*) sebelum tanggal.

Setelah penyesuaian periode tigabelas dicatat, maka silahkan lakukan proses backup data untuk tahun 2007, selanjutnya Anda siap melakukan proses tutup buku tahunan. Backupperlu dilakukan dan harus dilakukan, karena kalau suatu periode sudah ditutup maka transaksi di periode tersebut sudah tidak dapat di edit kembali.

Tahapan yang harus dilakukan saat proses tutup buku tahunan.

  1. Buka data MYOB yang akan ditutup periode pembukuannya.
  2. Klik menu File – Start a New Year, selanjutnya akan ditampilkan jendela peringatan (pesan) untuk melakukan proses backup dan menginformasikan bahwa proses tutup buku ini akan menghapus (purge) transaksi di periode yang ditutup dan tidak dapat di edit lagi, tetapi masih tetap bisa menampilkan jurnalnya dan laporannya. Jika menginginkan perubahan transaksi di periode yang ditutup, maka Anda harus melakukan proses restore dari backup data tersebut
    start-new-year-1
  3. Jendela berikutnya adalah tampilan pesan dari MYOB akan apa yang akan terjadi dan akan dilakukan MYOB saat proses tutup buku dilakukan.  Klik Continue untuk melanjutkan
    start-new-year-21
  4. Tahapan berikutnya adalah menentukan tahun buku yang baru (2008), bulan tutup buku di periode yang baru (December), lalu klik Continue
    start-new-year-3
  5. Jendela berikutnya adalan menginformasikan bahwa MYOB akan tetap membawa penerimaan dan pembayaran melalui Undeposited Funds selama proses Prepare Bank Deposit belum dilakukan. Klik Continue
  6. Jendela berikutnya akan menampilkan informasi bahwa MYOB akan menyarankan Anda untuk melakukan pembersihan audit trail dan MYOB merekomendasikan untuk membersihkan transaksi perpindahan item (jika menggunakan fasilitas multi location). Klik Continue
  7. Jendela berikutnya akan menampilkan pilihan apakah Anda akan tetap membawa histori transaksi di periode yang ditutup (data Anda akan menjadi besar dan memperlambat kecepatan akses data dikemudian hari) atau membersihkan transaksi diperiode yang ditutup yang membuat akses data Anda lebih cepat dan ukuran file database Anda akan lebih ramping kembali. Klik Continue
    start-new-year-4
  8. Jendela berikutnya akan menampilkan informasi akun yang telah direkonsiliasi dan tidak. Pilih akun tipe Bank jika ada transaksi yang masih perlu di rekonsiliasi di periode tahun baru nanti. Klik Continue
  9. Jendela berikutnya akan menampilkan informasi bahwa MYOB sudah siap untuk melakukan proses start new year. Di jendela ini di tampilkan sekali lagi peringatan agar Anda melakukan copy file atau backup file dan diletakkan ditempat yang aman sebelum melakukan proses start new year. Klik Start a New Financial Year
    start-new-year-5
  10. Jendela berikutnya akan menampilkan progress start new year yang dilakukan oleh MYOB. Silahkan tunggu proses start new year hingga selesai
Video tutup buku bulanan dan tutup buku tahunan bisa dilihat di Youtube.
About these ads

14 comments on “Tutup Buku Tahunan (Start a New Year)

  1. apabila kita sudah melakukan start a new financial year, apakah ada data yang harus kita input kembali? apabila ada, apa saja data yang harus kita input tersebut ?
    Terima Kasih,

  2. Setelah data di start new year, maka kita sudah tidak bisa mengisikan transaksi lagi di periode tahun yang telah ditutup. Makanya sebelum melakukan proses start new year pastikan tidak ada transaksi yang kelewatan. Kalaupun transaksi tersebut ternyata memang benar-benar kelewatan, maka kita bisa mengisikan transaksi yang kelewatan tersebut di periode tahun barunya dengan lawan jurnalnya adalah Retained Earning (Laba Ditahan).

  3. Pingback: Pentingnya Call Email Support di MYOB « MYOB Indonesia Blog | Software Akuntansi Terpopuler!

  4. Siang semuanya , mau tanya dong…………..
    Kalau tidak salah baca myob itu hanya bisa menyimpan data itu sampai 3 tahun yeah ?
    Sebab ketika saya masuk kerja di perusahaan sudah memakai myob dan ternyata sudah 3 tahun tidak pernah tutup buku.
    Jadi bagaimana yeah ?

    Tolong dong saran dan sarannya.
    Terima kasih atas bantuannya.

    Sisca
    tangerang

  5. saya udah buat start new financial di myob saya sesuai dgn cara2nya. tetapi ko data saya ada yg hilang dan transaksi tahun lalu juga ga bisa muncul di myob saya. klo begini bisa amburadul keuangan saya. tolong bantu saya ya cari solusinya.. tx

  6. apakah myob itu hanya bisa dibuka 30 hari saja? cara input data pada myob itu, apakah harus kalau mau tutup buku saja atau tidak ? tolong penjelasannya ya, terimakasih.

  7. Kalo ada pemerksaan, kita pengen buka yang sudah di backup, apakah harus aktivasi lagi atau tidak, karena ada plihan aktivasi. Karena kita pengen GL yang sudah ada dan Lap Keunya.
    Bisa ngga saya beli buku untuk manufacturing pak Ali.
    minta info ya pak email saya tunjungas@yahoo.co.id.
    terimakasih.

  8. kan myob hanya dapat diedit selama 30 hari saja, lalu bagaimana meng-input-kan transaksi bulan berikutnya apakah membuat akun baru dan meng-input-kan sisa saldo bulan lalu ke bulan berikutnya?
    mohon penjelasan nya
    terimakasih.

  9. Bagaimana caranya supaya saya bisa print ledger yang sudah tutup buku ? Saya dah terlanjur tutup buku sebelum print ledger,

  10. waktu buat nama perusahaan baru..KLO financial yearnya misalnya sdh terlanjur dibuat 2014, pdhal kita mau buat 2013, kira kira bisa dibalikin lagi nggak ke 2013,, klo lwt star a new year gak bisa, trus caranya gimana?makasih..

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s