Menyenangkan Penerima Email Kita

Kadang kita merasa males bahkan jengkel saat menerima email yang isinya kurang nyaman atau kurang sopan menurut kita sendiri. Beberapa hal yang membuat kita merasa kurang nyaman dan merasa isi email tersebut kurang sopan diantaranya adalah :

  • Email tidak ada message header (title). Ada setup di email kita bahkan yang sudah di setup kalau email tanpa title akan dianggap sebagai spam (junk mail).
  • Email tersebut main to the point saja. Tidak ada salam pembuka bahkan tidak ada salam penutup.
  • Attachment file yang disertakan besar (bisa lebih dari 1 MB)

Kalau kita sendiri saja tidak merasa nyaman menerima email seperti itu maka sebaiknya kita sendiri juga tidak mengirimkan email ke rekanan kita yang isinya seperti yang kita rasakan kurang nyaman atau kurang sopan. Yuk kita mulai dari kita sendiri untuk tidak berbuat sembrono seperti tersebut.

  • Usahakan email kita selalu message header (title) nya
  • Biasakan membuat salam pembuka atau salam penutup. Buat options di setup email kita biar footer (salam penutup) selalu disertakan. Usahakan selalu mencantumkan nama kita di bagian footer email, kalau perlu nomor telepon yang bisa mereka hubungi saat membutuhkan informasi dari kita dengan cepat dan segera via telepon.
  • Usahakan mengirimkan file kurang dari 1MB disetiap email kita. Kalau file berupa gambar sebaiknya di zip atau di compress. Kalau sudah di zip atau di compress tetap file tersebut berukuran lebih dari 1 MB, coba konfirmasikan ke calon penerima email kita. Apakah mereka keberatan menerima attachment email yang besar? Jika mereka tidak keberatan silahkan kirimkan email. Jika bandwith email kantor kita terbatas untuk mengirimkan email yang besar bisa menggunakan email gratisan seperti yahoo atau gmail.
  • Baca sekali lagi isi email kita untuk menghindari tulisan-tulisan yang salah eja atau salah ketik sebelum benar-benar mengirimkan (klik tombol send) ke rekanan kita.

Berikut ini ada salah satu trik untuk memperkecil ukuran email kita. Biasanya kita mengirimkan dokumen dalam bentuk PDF atau JPG atau BMP hasil scan suatu dokumen. Buka gambar tersebut dengan fasilitas Ms Office Picture Manager.

One comment on “Menyenangkan Penerima Email Kita

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s